職業(yè)修煉：高效溝通的三大技巧　　一、溝通的人為障礙　?。?）高高在上　　在與下屬溝通的時候，作為上司的經(jīng)理人最容易犯的毛病就是高高在上。本來上司和下級之間就存在地位、身份上的不平等，有些做上司的還有意無意地擴大這種不平等的效應(yīng)，導致下屬在上司面前唯唯諾諾，有話不敢講，影響了上下級的順暢溝通。有一個老板，辦公室將近二百平方米，老板桌是最大的，老板椅也是最高的，可是在他的辦公桌前放著一個小小坐椅，下屬每次來匯報工作或請示問題，都要必恭必敬端坐那里，這種儼然“審問”的環(huán)境很明顯是要影響溝通效果的。也有的上司，在與下屬溝通的過程中，心不在焉，擺架子等，這些都是高高在上的表現(xiàn)?！　。?）自以為是　　對待一個問題自己已經(jīng)有了一定的想法和見解，這時候就很容易關(guān)上自己的心門，不愿意甚至拒絕接受別人的意見。要知道正確與錯誤都是相對的，當我們以寬闊的胸懷、謙虛的心態(tài)對待他人的建議時，肯定會有意想不到的收獲?！　。?）先入為主　　先入為主是偏見思維模式造成的。溝通的一方如果對另一方有成見，順利溝通就無法實現(xiàn)。比如你對一個下屬的能力產(chǎn)生懷疑，即使這位下屬有一個很不錯的想法你可能也不會接受?！　。?）不善于傾聽　　傾聽是溝通過程中最重要的環(huán)節(jié)之一，良好的傾聽是高效溝通的開始。傾聽不僅需要具有真誠的同理心的心態(tài)，還應(yīng)該具備一定的傾聽技巧。居高臨下，好為人師；自以為是，推己及人；抓耳撓腮，急不可耐；左顧右盼，虛應(yīng)故事；環(huán)境干擾，無心傾聽；打斷對方，變聽為說；刨根問底，打探隱私；虛情假意，施舍恩賜等都是影響傾聽的不良習慣，應(yīng)該注意避免?！　。?）缺乏反饋　　反饋是溝通的過程中或溝通結(jié)束時的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，不少人在溝通過程中不注意、不重視或者忽略了反饋，結(jié)果溝通效果打了折扣。不少人在溝通中都以為對方聽懂了自己的意思，可是實際操作過程中卻與自己原來的意思大相徑庭。其實，在雙方溝通時，多問一句“您說的是不是這個意思……”、“請您再說一下，好嗎？”，問題自然就解決了?！　。?）溝通的位差損耗效應(yīng)　　美國加利福尼亞洲立大學研究發(fā)現(xiàn)：來自領(lǐng)導層的信息只有20％－30%被下級知道并正確理解；從下到上反饋的信息不超過10％被知道和正確理解；而平行交流的效率則可達到90％以上。　　二、高效溝通的技巧之一——清晰、簡潔地發(fā)送信息　　在信息發(fā)送過程中，信息包括三個方面內(nèi)容：信息、思想和情感。在溝通中，發(fā)送的不僅僅是信息，還有思想和情感。因此，在發(fā)送信息的時候，要注意以下幾個問題：　　1.選擇有效的信息發(fā)送方式（HOW）　　有效的信息發(fā)送方式在溝通中十分重要，這就要求我們要針對溝通對象和目的的不同選擇不同的發(fā)送方式。信息發(fā)送方式很多，比如會議、電話、親筆信件、電子郵件、面談等。如果是一般的說明情況的信息溝通，通過信件、電話、郵件就可以解決；如果是為了交流感情和增加信任，則應(yīng)該在合適的時間、地點面談為好?！　?.何時發(fā)送信息（WHEN）　　例如何時約見客戶，何時發(fā)出致謝函，何時向老板匯報，何時與下屬談心，要講究“天時、地利、人和”，這一點非常重要。　　3.確定信息內(nèi)容（WHAT）　　信息的內(nèi)容是溝通的實質(zhì)，不存在沒有任何內(nèi)容的溝通。因此，在溝通開始前，應(yīng)該對信息的內(nèi)容做些適當準備，哪些該說，說到什么程度，哪些不該說。信息的內(nèi)容應(yīng)該清晰簡潔，用詞準確，避免模糊不清或容易引起誤解的表述。專業(yè)術(shù)語在基本確認對方能夠理解的情況下方可使用。同時還應(yīng)該注意的是信息的載體，比如語音、語調(diào)、肢體語言的不同運用，就會給對方形成不同的感受，進而影響溝通質(zhì)量?！　?.誰該接受信息（WHO）　　——誰是你信息的接受對象；　　——先獲得接受者的注意；　　——了解接受者的觀念；　　——了解接受者的需要；　　——了解接受者的情緒；　　5.何處發(fā)送信息（WHERE）　　在正式場合還是非正式場合，比如銷售部經(jīng)理要求財務(wù)部改善服務(wù)流程和服務(wù)態(tài)度的建議，就不宜在會議場合提出，而應(yīng)在平時與財務(wù)部經(jīng)理進行“私下”溝通，否則會被人誤解為“發(fā)難”或“告狀”。而與客戶前期預(yù)熱洽談階段，則不一定要在辦公室這樣的正式場合，在休閑的茶社、咖啡廳等地方則比較合適。　　三、高效溝通的技巧之二——積極傾聽　　溝通高手在嘗試讓人傾聽和了解之前，會把傾聽別人和了解別人列為第一目標。如果你能做到認真傾聽，對方便會向你袒露心跡。掌握別人內(nèi)心世界的第一步就是認真傾聽。在陳述自己的主張說服對方之前，先讓對方暢所欲言并認真聆聽是解決問題的捷徑?！　?、傾聽在溝通中的作用　　【案例】喬?吉拉德的一次經(jīng)歷　　喬?吉拉德向一位客戶銷售汽車，交易過程十分順利。當客戶正要掏錢付款時，另一位銷售人員跟吉拉德談起昨天的籃球賽，吉拉德一邊跟同伴津津有味地說笑，一邊伸手去接車款，不料客戶卻突然掉頭而走，連車也不買了。吉拉德苦思冥想了一天，不明白客戶為什么對已經(jīng)挑選好的汽車突然放棄了。夜里11點，他終于忍不住給客戶打了一個電話，詢問客戶突然改變主意的理由?？蛻舨桓吲d地在電話中告訴他：“今天下午付款時，我同您談到了我們的小兒子，他剛考上密西根大學，是我們家的驕傲，可是您一點也沒有聽見，只顧跟您的同伴談籃球賽。”吉拉德明白了，這次生意失敗的根本原因是因為自己沒有認真傾聽客戶談?wù)撟约鹤畹靡獾膬鹤?。　　懂得如何傾聽的人最有可能做對事情、取悅上司、贏得友誼，并且把握別人錯過的機會。傾聽對傳奇人物約翰?洛克菲勒非常管用，有一次他說：“我們的政策一直都是：耐心地傾聽和開誠布公地討論，直到最后一點證據(jù)都攤在桌上才嘗試達成結(jié)論?！甭蹇朔评找灾斏髦Q，而且似乎經(jīng)常很慢才做決定，他拒絕倉促下決定，他的座右銘是：“讓別人說吧?！??！　A聽不僅是耳朵聽到相應(yīng)的聲音的過程，而且是一種情感活動，需要通過面部表情、肢體語言和話語的回應(yīng)，向?qū)Ψ絺鬟f一種信息——我很想聽你說話，我尊重和關(guān)心你。　　2.高效傾聽的12個技巧　　以下12個傾聽技巧可以幫助你實現(xiàn)高效溝通：　?。?）傾聽是一種主動的過程　　在傾聽時要保持心理高度的警覺性，隨時注意對方傾談的重點，就象飛碟選手打飛碟一樣，要能站在對方的立場，仔細地傾聽。每個人都有他的立場及價值觀，因此，你必須站在對方的立場，仔細地傾聽他所說的每一句話，不要用自己的價值觀去指責或評斷對方的想法，要與對方保持共同理解的態(tài)度?！　。?）鼓勵對方先開口　　首先，傾聽別人說話本來就是一種禮貌，愿意聽表示我們愿意客觀地考慮別人的看法，這會讓說話的人覺得我們很尊重他的意見，有助于我們建立融洽的關(guān)系，彼此接納。其次，鼓勵對方先開口可以降低談話中的競爭意味。我們的傾聽可以培養(yǎng)開放的氣氛，有助于彼此交換意見。說話的人由于不必擔心競爭的壓力，也可以專心掌握重點，不必忙著為自己的矛盾之處尋找遁詞。第三，對方先提出他的看法，你就有機會在表達自己的意見之前，掌握雙方意見一致之處。傾聽可以使對方更加愿意接納你的意見，讓你再說話的時候，更容易說服對方。　?。?）切勿多話　　同時說和聽并不容易。億萬富翁富卡以說得少聽得多而著名。大家都知道他曾在重要的業(yè)務(wù)會議中從開始坐到結(jié)束不發(fā)一語。有一次他告訴身邊的人：“上帝給了我們兩只耳朵卻只給我們一張嘴是有原因的，我們應(yīng)該聽得比說得多?！睘榱吮苊庹f得太多而喪失開發(fā)業(yè)務(wù)的機會，有些訓練者建議利用“火柴燃燒法”：假想你的手上拿著一支燃燒的火柴，當你認為火焰即將燒到手指時停止說話，尋求其他人的回應(yīng)?！　。?）切勿耀武揚威或咬文嚼字　　你傾聽的對象可能會因為你的態(tài)度而膽怯或害羞，他們可能因為不想聽起來口齒不流利而變得自我保護。即使你是某一個話題的專家有時仍應(yīng)學習保持沉默，同時表示你希望知道得更多?！　。?）表示興趣，保持視線接觸　　聆聽時，必須看著對方的眼睛。人們判斷你是否在聆聽和吸收說話的內(nèi)容，是根據(jù)您是否看著對方來作出的。沒有比真心對人感興趣更使人受寵若驚了。　?。?）專心，全神貫注，表示贊同　　告別心不在焉的舉動與表現(xiàn)，你可以練習如何排除使你分心的事物以培養(yǎng)專心的能力。點頭或者微笑就可以表示贊同正在說的內(nèi)容，表明你與說話人意見相合。人們需要有這種感覺，即你在專心地聽著。把可以用來信手涂鴉或隨手把玩等使人分心的東西（如鉛筆、鑰匙串等）放在一邊，你就可以免于分心了。人們總是把亂寫亂畫、胡亂擺弄紙張、東張西望或看手表等解釋為心不在焉，這些應(yīng)該引起我們的重視和注意?！　。?）讓人把話說完，切勿武下論斷　　聽聽別人怎么說。你應(yīng)該在確定知道別人完整的意見后再做出反應(yīng)，別人停下來并不表示他們已經(jīng)說完想說的話。讓人把話說完整并且不插話，這表明您很看重溝通的內(nèi)容。人們總是把打斷別人說話解釋為對自己思想的尊重，但這卻是對對方的不尊重?！　‰m然說打斷別人的話是一種不禮貌的行為，但是如果是“乒乓效應(yīng)”則是例外。所謂的“乒乓效應(yīng)”是指聽人說話的一方要適時的提出許多切中要點的問題或發(fā)表一些意見感想，來響應(yīng)對方的說法。還有一但聽漏了一些地方，或者是不懂的時候，要在對方的話暫時告一段落時，迅速的的提出疑問之處?！　　竟适隆堪皖D嘗湯　　巴頓將軍為了顯示他對部下生活的關(guān)心，搞了一次參觀士兵食堂的突然襲擊。在食堂里，他看見兩個士兵站在一個大湯鍋前?！　　白屛覈L嘗這湯！”巴頓將軍向士兵命令道。　　“可是，將軍……”士兵正準備解釋。　　“沒什么‘可是’，給我勺子！”巴頓將軍拿過勺子喝了一大口，怒斥道：“太不像話了，怎么能給戰(zhàn)士喝這個？這簡直就是刷鍋水！”　　“我正想告訴您這是刷鍋水，沒想到您已經(jīng)嘗出來了?！笔勘鸬??！　≈挥猩朴趦A聽，才不會做出像巴頓將軍這樣愚蠢的事！　?。?）鼓勵別人多說　　對出現(xiàn)精辟的見解、有意義的陳述，或有價值的信息，要以誠心的贊美來夸獎?wù)f話的人。例如：“這個故事真棒！”或“這個想法真好!”、“您的意見很有見地”等，因此，如果有人做了你欣賞的事請你應(yīng)該伺機獎勵他。僅僅是良好的回應(yīng)就可以激發(fā)很多有用而且有意義的談話。　?。?）讓別人知道你在聽　　偶爾說“是”、“我了解”或“是這樣嗎？”告訴說話的人你在聽，你還是有興趣。在日本兩個日本人交談時所的答話稱為aizuchi，這個字由“ai”（一起做事）以及“zuchi”（鐵錐）所組成，代表兩個日本人講話時會不時互相交換答話，所以聽起來像是兩個鑄劍師傅在敲打劍刃?！　。?0）使用并觀察肢體語言，注意非語言性的暗示　　對方嘴巴上說的話實際可能與非語言方面的表達互相矛盾，學習去解讀情境。當我們在和人談話的時候，即使我們還沒開口，我們內(nèi)心的感覺，就已經(jīng)透過肢體語言清清楚楚的表現(xiàn)出來了。聽話者如果態(tài)度封閉或冷淡，說話者很自然地就會特別在意自已的一舉一動，比較不愿意敞開心胸。　　從另一方面來說。如果聽話的人態(tài)度開放、很感興趣，那就表示他愿意接納對方，很想了解對方的想法，說話的人就會受到鼓舞。而這些肢體語言包括：自然的微笑，不要交叉雙臂，手不要放在臉上，身體稍微前傾，常常看對方的眼睛，點頭。注意弦外之音。注意沒有說出來的話、沒有討論的信息或觀念及答復(fù)不完全的問題?！　。?1）接受并提出回應(yīng)　　要能確認自己所理解的是否就是對方所講的：你必須重點式的復(fù)誦對方所講過的內(nèi)容，以確認自己所理解的意思和對方一致，如“您剛才所講的意思是不是指……”、“我不知道我聽得對不對，您的意思是……”?！　。?2）暗中回顧，整理出重點，并提出自己的結(jié)論　　當我們和人談話的時候，我們通常都會有幾秒鐘的時間，可以在心里回顧一下對方的話，整理出其中的重點所在。我們必須刪去無關(guān)緊要的細節(jié)，把注意力集中在對方想說的重點和對方主要的想法上，并且在心中熟記這些重點和想法，并在適當?shù)那樾蜗陆o對方以清晰的反饋?！　∷摹⒏咝贤ǖ募记芍e極反饋　　一個完整的溝通過程是這樣的：首先是信息的發(fā)生者通過“表達”發(fā)出信息，其次是信息的接收者通過“傾聽”接收信息。對于一個完整的、有效的溝通來說，僅僅這兩個環(huán)節(jié)是不夠的，還必須有反饋，即信息的接收者在接收信息的過程中或過程后，及時地回應(yīng)對方，以便澄清“表達”和“傾聽”過程中可能的誤解和失真?！　?.反饋的類別　　反饋有兩種：一種是正面的反饋，另一種叫做建設(shè)性的反饋?！　≌娴姆答伨褪菍Ψ阶龅暮玫氖虑橛枰员頁P，希望好的行為再次出現(xiàn)。建設(shè)性的反饋就是在對方做的不足的地方，給他提出改進的意見?！　≌堊⒁猓ㄔO(shè)性反饋是一種建議，而不是批評，這是非常重要的。　　2.如何給予反饋　?。?）針對對方的需求　　反饋要站在對方的立場和角度上，針對對方最為需要的方面，給予反饋?！　±?，在半年績效考核中，下屬渴望知道上司對他工作和能力的評價，并期待上司能為自己指明下一步努力的方向。如果作為上司的經(jīng)理人，在績效考核之后不反饋，或者輕描淡寫地說一下，則會挫傷下屬的積極性。　?。?）具體、明確　　以下是給予具體、明確反饋的兩個例子：　　錯誤的反饋——“小李，你的工作真是很重要啊！”這種表述方式很空洞，小李也不知道為什么自己的工作就重要了，從而不能真正給對方留下深刻的印象?！　≌_的反饋——“公司公文和往來信函，是一個公司素質(zhì)高低的表現(xiàn)，代表著一個公司的水平、精神和文化。小李，你的工作很重要?！边@種對下屬的反饋就不是空洞的、干巴巴的說教，而能起到事半功倍的效果?！　。?）有建設(shè)性　　經(jīng)理人容易武斷地給下屬的意見或想法下結(jié)論，比如有的往往帶著批評或藐視的語氣說“你的想法根本就行不通！”、“小伙子，你還是太年輕了！”等，弄得下級很沒趣，結(jié)果挫傷了下屬主動溝通的積極性。如果我們換一種態(tài)度，以建設(shè)性的、鼓勵的口氣給下屬反饋，效果就會不同，比如“小王，你的意見很好，盡管有些想法目前還不能實現(xiàn)，但是，你很動腦筋，很關(guān)心咱們部門業(yè)務(wù)的開展，象這樣的建議以后還要多說??！”?！　。?）對事不對人　　積極的反饋就事論事，忌諱涉及別人的面子和人格尊嚴，帶有侮辱別人的話語千萬不要說，比如“你是豬腦子啊，沒吃過豬肉還沒有看過豬走？”之類的言語，只能加深雙方的敵對和對抗情緒，與最初的溝通愿望適得其反?！　?.如何接受反饋　　接受反饋是反饋過程中一個十分重要的環(huán)節(jié)，在接受反饋時應(yīng)該做到以下幾點：　?。?）耐心傾聽，不打斷　　接受反饋時，一定要抱著謙虛的態(tài)度，以真誠的姿態(tài)傾聽他人反饋意見。無論這些意見在你看來是否正確和是否中聽，在對方反饋時都要暫時友好地接納，不能打斷別人的反饋或拒絕接受反饋。打斷反饋包括語言直接打斷，比如：“不要說了，我知道了！”；也包括肢體語言打斷，比如不耐煩的表情、姿勢等。如果你粗魯?shù)卮驍鄤e人對你的反饋，其實就表示著溝通的中斷和失敗，你了解不到對方更多甚至更重要的信息。　?。?）避免自衛(wèi)　　自衛(wèi)心理是每一個人本能的反應(yīng)。對方在向你反饋時，如果僅僅站在自己的立場，挑肥揀瘦地選擇是否接受，一旦聽到對自己不利、不好或不想聽的東西，就急忙臉紅脖子粗地去辯解和辯論，明智的另一方會馬上終止反饋?！　。?）表明態(tài)度　　別人對你反饋之后，自己要有一個明確的態(tài)度，比如理解、同意、贊成、支持、不同意、保留意見、怎么行動等。不明確表示自己對反饋的態(tài)度與意見，對方會誤解你沒有聽懂或內(nèi)心對抗，這樣就會增加溝通成本，影響溝通質(zhì)量。